Cerca de 700 pequenos mercados e lojas de conveniência abastecidos a partir de um único CD, com o OTM no centro da operação
Como uma rede de varejo de lojas pequenas trocou planilhas, formulários e mensagens por um fluxo integrado, do pedido da loja à confirmação de entrega.
O desafio
São lojas pequenas, com pouco espaço para estoque. Por isso precisam ser abastecidas com frequência, em janelas de recebimento curtas e endereços urbanos difíceis. Um erro na carga vira falta de produto na prateleira no dia seguinte. Toda a distribuição sai de um único centro de distribuição.
O plano do dia era montado em planilhas, fora de qualquer sistema de transporte. O projeto colocou planejamento, expedição e acompanhamento num processo único, integrado ao ERP, ao WMS, à plataforma fiscal, à gerenciadora de risco e ao app das lojas.
Antes e depois
| Etapa | Antes | Depois, com o OTM |
|---|---|---|
| Plano do dia | Várias abas de Excel, publicadas numa pasta e avisadas por WhatsApp | Os pedidos entram por integração e o OTM monta as viagens automaticamente |
| Tamanho da carga | Regra fixa de unidades por pedido | Cálculo por item, em caixas, baús e pallets, respeitando a capacidade de cada veículo |
| Expedição e faturamento | Conferência em planilha, formulários e digitação manual | A viagem vai ao WMS, e o embarque confirmado dispara os documentos fiscais |
| Acompanhamento | Formulários e um aplicativo à parte | O motorista registra portaria, chegada, entrega e insucesso no próprio OTM, e a reentrega é criada automaticamente |
| Custo do frete | Conferência quinzenal e rateio em planilha | O OTM calcula o frete de cada viagem e rateia o custo pelos pedidos |
O ganho é de processo e de previsibilidade: cada viagem passou a ser planejada, rastreada e custeada no mesmo sistema.
Desafios superados
Carga solta em baús retornáveis
Grande parte dos itens viaja solta dentro de baús plásticos retornáveis, que depois vão em pallets. No padrão, o OTM não sabe quantos baús e pallets um pedido vira. Criamos e configuramos uma camada de cálculo no próprio OTM que converte cada pedido em caixas, baús e pallets, a partir do peso, do volume e da embalagem de cada item. Hoje, a quantidade de pallets que o OTM prevê no planejamento fica muito próxima da que o CD efetivamente carrega: diferença de cerca de 2% em um mês de operação.
Saneamento dos dados mestres
Com o planejamento em planilha, peso e volume de cada item não precisavam ser exatos. Para o cálculo refletir a operação real, o projeto incluiu um grande trabalho de saneamento de peso, volume e embalagem dos itens, junto com a operação.
Integração de ponta a ponta
O OTM passou a orquestrar o fluxo entre ERP, WMS, plataforma fiscal, gerenciadora de risco e app das lojas, do pedido da loja à emissão dos documentos e ao rastreio da entrega.
Resultados da operação
- Cerca de 700 lojas ativas, com cerca de 250 abastecidas por dia.
- Planejamento automático: a onda principal do dia, com cerca de 150 pedidos, vira cerca de 44 viagens em menos de 20 minutos.
- Mais de 250 usuários ativos por mês, incluindo transportadoras e motoristas.
- Cerca de 20 mil eventos de rastreio por mês registrados pelo celular do motorista, sem digitação no escritório.
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